Catering planen: die Checkliste
Je mehr Sie vorher wissen, desto genauer wird die Offerte. Diese Punkte sollten Sie klären, bevor Sie ein Catering anfragen. Nicht alles muss schon feststehen.
- Zehn Punkte für die Planung
- Für Firmen und private Anlässe
- Mit Fragen zur Infrastruktur vor Ort
Für eine genaue Catering-Offerte braucht es vor allem fünf Angaben: Datum, Ort, Gästezahl, Art des Essens und gewünschter Service. Dazu kommen Fragen zur Infrastruktur vor Ort wie Strom, Wasser, Küche und Kühlung. Was noch offen ist, klärt ein seriöser Caterer in einer Rückfrage.
Die Checkliste
Gästezahl
Eine ungefähre Zahl reicht für die erste Anfrage. Notieren Sie, ob Kinder dabei sind und wie sicher die Zahl ist. Die definitive Zahl wird meist einige Tage vor dem Anlass festgelegt, fragen Sie Ihren Caterer nach seiner Frist.
Datum und Uhrzeit
Ein Mittagessen plant sich anders als ein Abend, der bis Mitternacht dauert. Nennen Sie Beginn und ungefähres Ende. Beliebte Daten wie Samstage im Sommer oder die Wochen vor Weihnachten sind früh vergeben.
Ort
Genaue Adresse, Stockwerk, Lift oder Treppe, Zufahrt und wo ein Fahrzeug zum Ausladen halten kann. In Altstädten und Fussgängerzonen gelten oft feste Zeitfenster für die Anlieferung.
Infrastruktur vor Ort
Gibt es Strom, und wie viele Steckdosen auf welchen Leitungen? Fliessendes Wasser? Eine Küche, einen Office-Raum oder nur einen Tisch? Kühlschränke oder Platz für mobile Kühlung? Je weniger vorhanden ist, desto mehr bringt der Caterer mit.
Art des Essens
Apéro, Apéro riche, Flying Dinner, Menü am Tisch, Buffet oder Grill. Wenn Sie unsicher sind, beschreiben Sie den Anlass, dann kann der Caterer eine Form vorschlagen.
Ernährung und Allergien
Wie viele Gäste essen vegetarisch, vegan, glutenfrei, laktosefrei oder halal? Gibt es schwere Allergien? Diese Angaben gehören in die erste Anfrage, nicht erst auf den Tag des Anlasses.
Service
Nur Lieferung, Lieferung mit Aufbau oder mit Service-Personal, das serviert und abräumt. Klären Sie auch, wer Geschirr, Gläser, Tische und Tischwäsche stellt.
Getränke
Bringt der Caterer die Getränke mit, oder kümmern Sie sich selbst darum? Wer schenkt aus, und wer kühlt?
Zeitplan
Wann wird aufgebaut, wann gibt es Reden, wann kommt das Essen, wann wird abgeräumt? Ein grober Ablauf hilft der Küche, die Gänge richtig zu takten.
Budget
Ein Rahmen pro Person hilft dem Caterer, eine passende Offerte zu machen. Er muss nicht exakt sein.
Strom, Wasser, Küche: warum das so wichtig ist
Viele Planungsfragen drehen sich um die Infrastruktur. Warmhaltegeräte, Kaffeemaschinen und mobile Kühlung brauchen Strom, und mehrere Geräte an einer Leitung können eine Sicherung auslösen. In einem Garten oder einem Zelt muss der Strom oft erst hingeführt werden.
Eine Küche vor Ort erlaubt es, Gerichte frisch fertigzugaren und à la minute anzurichten. Ohne Küche bereitet der Caterer mehr vor und bringt das Essen servierbereit. Beides ist möglich, aber das Angebot sieht dann anders aus. Für ein Menü mit mehreren warmen Gängen ist eine Küche ein grosser Vorteil, für einen Apéro oder ein Buffet weniger.
Gut geplant ist halb gegessen.
Häufige Fehler bei der Planung
- Zu späte Anfrage
- Gerade in der Hochzeitssaison und im Dezember sind gute Daten schnell weg.
- Unklare Gästezahl
- Wer mit einer zu tiefen Zahl plant, riskiert, dass das Essen nicht reicht. Geben Sie lieber eine Spanne an.
- Ernährungswünsche vergessen
- Wenn erst am Anlass klar wird, dass mehrere Gäste vegan essen, wird es schwierig.
- Den Ort unterschätzen
- Ein schöner Raum im dritten Stock ohne Lift oder ein Garten ohne Strom braucht mehr Zeit und Personal.
- Kein Plan B für draussen
- Bei einem Fest im Freien braucht es eine Lösung für Regen oder Hitze.
Wie Sie die Checkliste nutzen
Sie müssen nicht alle Punkte beantwortet haben, um anzufragen. Unser Formular fragt die wichtigsten Angaben ab, den Rest klären wir in einer Rückfrage. Danach erhalten Sie eine schriftliche Offerte, die erst mit Ihrer Bestätigung verbindlich wird.
Wenn Sie noch überlegen, welche Form passt, helfen die Ratgeber Apéro oder Apéro riche und Flying Dinner oder Buffet. Was die Kosten beeinflusst, steht unter Catering-Kosten.
Was dürfen wir für Sie kochen?
Beschreiben Sie Ihren Anlass. Menü, Ablauf und alle Details planen wir danach gemeinsam mit Ihnen.
Lieber persönlich sprechen?
061 525 90 04Danke, Ihre Anfrage ist bei uns.
Wir melden uns mit Rückfragen oder direkt mit einer Offerte. Bei dringenden Anliegen erreichen Sie uns unter 061 525 90 04.
Häufige Fragen
Was hier fehlt, beantworten wir persönlich. Rufen Sie an oder schreiben Sie uns.
Wie früh sollte man ein Catering buchen?
So früh wie möglich, sobald Datum und Ort feststehen. Für Hochzeiten und Weihnachtsessen lohnt sich eine besonders frühe Anfrage.
Was, wenn die Gästezahl noch nicht feststeht?
Geben Sie eine ungefähre Zahl oder eine Spanne an. Die definitive Zahl wird später festgelegt.
Brauche ich eine Küche vor Ort?
Nein. Viele Gerichte lassen sich vorbereiten und servierbereit liefern. Eine Küche erweitert aber die Möglichkeiten, vor allem bei warmen Menüs.
Wer bringt Geschirr und Gläser mit?
Das ist je nach Caterer unterschiedlich. Bei uns wählen Sie im Formular «Geschirr, Mobiliar», wenn wir es mitbringen sollen.
Ist eine Catering-Offerte verbindlich?
Bei uns nicht. Die Offerte ist unverbindlich, erst Ihre Bestätigung macht sie verbindlich.
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